Comment gérer les règles de conservation des données de vos participants

Tabata Vossen -

Dans Qualifio, les paramètres de conservation des données vous permettent de définir le délai avant que les données sur les participants soient automatiquement supprimées des serveurs de Qualifio. Nous allons voir ici comment vous pouvez gérer ces paramètres.

Cette fonctionnalité fait partie de la Boîte à outils RGPD de Qualifio. Pour plus de détails, consultez notre rubrique dédiée.

Le délai ou la période de conservation est la durée pendant laquelle vous allez stocker les données de vos participants dans Qualifio. À la fin de la période de conservation, les données sont automatiquement supprimées. Cela réduit le risque de conserver des informations inutiles.

Par défaut, Qualifio conserve les données des participants pour une durée de 24 mois. Vous pouvez toutefois définir une période plus courte si vous le souhaitez, en fonction de la politique de votre entreprise et de ses exigences réglementaires et de conformité.

Définir la conservation des données

Pour définir les paramètres de conservation des données dans Qualifio, vous devez disposer des droits DPO.

Gestion des paramètres de conservation des données de votre entreprise

  1. Allez dans Paramètres et cliquez sur Boîte à outils RGPD puis sur Suppression de données.
  2. Sous Durée de conservation, vous pouvez gérer vos paramètres de conservation des données.
Qualifio fixe un délai de conservation minimal et maximal pour les données des participants. Le délai de conservation peut être de minimum une semaine et de maximum deux ans.

Il y a trois niveaux auxquels vous pouvez ajuster la durée de conservation des données des participants après leur participation :

Durée de conservation des données par défaut

La période de conservation par défaut vous permet de déterminer quand les données des participants peuvent être supprimées de votre compte Qualifio.

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📝 Remarque : ce paramètre affecte également les données qui sont conservées dans le programme CRM. Il n'est pas possible de prolonger la conservation des données au-delà de 24 mois.

Vous ne pouvez avoir qu'une seule période de conservation par défaut. Cette règle par défaut s'applique uniquement lorsqu'une règle personnalisée ne s'applique pas (voir ci-après).

Règles de conservation de données personnalisées

Si vous souhaitez conserver toutes les données pendant une durée déterminée pour l'ensemble des sites et campagnes de votre compte, la période de conservation par défaut est suffisante. En revanche, si la durée pendant laquelle vous souhaitez conserver les données varie, vous aurez besoin de définir des règles personnalisées.

Il existe deux types de règles personnalisées :

  • Par site – Si l'un de vos marchés ou l'une de vos marques est tenue de supprimer les données personnelles après un certain temps, vous pouvez configurer Qualifio pour qu'il les supprime de ses systèmes. Vous ne pouvez définir qu'une seule règle de conservation pour chaque site. Les données sont conservées en fonction de la règle la plus récente, qui remplace les anciennes.
  • Par campagne – Définissez des règles de conservation par campagne. Par exemple, si la période de conservation des données est de 2 mois, les données sont effacées 2 mois après la participation. Vous ne pouvez définir qu'une seule règle pour chaque campagne. Les données sont conservées en fonction de la règle la plus récente, qui remplace les anciennes.

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Création d'une règle de conservation des données

Pour créer une règle de conservation des données :

  1. Accédez au tableau sous Durée de conservation des données par site & campagne.
  2. Choisissez un niveau de règle.
  3. Saisissez un nom de site ou de campagne.
  4. Ajoutez une période de conservation.
  5. Cliquez sur +.

Remarques :

  • Le temps est mesuré en semaines ou en mois.
  • Les périodes de conservation doivent être saisies sous forme de valeurs comprises entre 1 et 104.
  • Vous pouvez créer jusqu'à 30 règles personnalisées.

Suppression d'une règle de conservation des données

Pour supprimer une règle de conservation des données :

  1. Accédez au tableau sous Durée de conservation des données par site & campagne.
  2. Cliquez sur l'icône représentant une poubelle à côté de la règle que vous souhaitez supprimer.
  3. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur OK.

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Avertissement : Si une règle de conservation est mal configurée, cela peut entraîner la suppression immédiate et irréversible des données des participants. Soyez prudent(e) lorsque vous créez ou modifiez des règles, car celles-ci s'appliquent également aux anciennes participations. Par exemple, si aucun délai de conservation n'a été fixé pour une campagne et que ce délai est ensuite défini à 1 semaine, les données antérieures à 1 semaine seront supprimées.

Comment fonctionne la conservation des données ?

Qualifio supprime automatiquement les données des participants lorsque leur période de conservation prend fin. Les données à caractère personnel sont complètement supprimées, mais n'oubliez pas que l'activité du participant apparaîtra toujours dans les rapports. En effet, cette politique n'a aucune incidence sur les données cumulées (statistiques de campagne, Global Stats, etc.).

Ces données cumulées sont conservées pour leur valeur statistique, et ce pendant deux ans. Elles peuvent donc être disponibles au-delà de la période de conservation choisie. Dans ce cas, les données de participation sont anonymisées de manière à ce qu'on ne puisse plus identifier les participants. Pour obtenir plus d'informations, reportez-vous à Qualifio limite la conservation des données.

Consultation de l'historique des modifications

Vous pouvez afficher un historique de toutes les modifications apportées à la section Durée de conservation dans la Boîte à outils RGPD. Cliquez sur Logs RGPD pour afficher toutes modifications apportées aux champs de cette section. Vous pouvez voir qui a effectué les modifications et quand. Cette option peut vous être utile pour assurer la conformité et effectuer des contrôles.

Questions fréquemment posées

Comment calculez-vous la période de conservation des données ?

La conservation des données est basée sur la date à laquelle les données ont été enregistrées dans Qualifio. La période de conservation est une fenêtre glissante et les données sont effacées de manière incrémentielle.

Par exemple, si la période de conservation des données est de 2 mois, alors les données sont effacées au jour 61.

Pour les données de participation, la période de conservation commence à partir du moment où un participant prend part à une campagne Qualifio. La période de conservation des données dure du moment de la participation jusqu'à 2 mois plus tard.

Pour les données CRM, la période de conservation est réinitialisée à chaque nouvelle participation. Si l'utilisateur participe à nouveau à une campagne avant la fin de la période de conservation, celle-ci est prolongée. Le jour de la nouvelle participation devient la nouvelle date de début de la période de conservation.

Par exemple, imaginons que la période de conservation soit fixée à 2 mois. L'utilisateur participe à une campagne, et Qualifio marque cette date comme étant le jour 1 de la période de conservation. Nous supprimerons les données du participant à la fin de cette période, soit au jour 1 + 2 mois.

Mais si l'utilisateur participe de nouveau à une campagne, par exemple au 15ème jour, la date est réinitialisée lors de cette nouvelle activité. Nous supprimerons désormais les données à la fin de la nouvelle période de conservation, soit au jour 15 + 2 mois. (Autrement dit, la nouvelle date d'expiration correspondra à la date de la nouvelle participation plus la durée de conservation.)

La fonctionnalité de réinitialisation ne s'applique qu'aux données CRM.

Si l'utilisateur ne participe pas à une nouvelle campagne avant l'expiration de la durée de conservation, ses données seront supprimées.

Puis-je avoir une copie des données avant qu'elles ne soient supprimées ?

Oui. Vous pouvez exporter et télécharger vos données depuis Qualifio. Consultez le guide Exporter des données relatives aux participations pour plus d'informations.

En plus des options de téléchargement proposées, vous pouvez utiliser une intégration pour obtenir une copie de vos données de participation dans votre système, soit par des mises à jour par lots, soit dynamiquement en temps réel.

Si vos besoins en matière de données dépassent le cadre de ce que l'interface peut vous fournir, contactez le gestionnaire de compte de votre organisation. Des dispositions spéciales peuvent être prises ; les coûts peuvent varier.

Combien de temps Qualifio conserve-t-il les données des participants ?

Par défaut, la durée de conservation des données est de deux ans (24 mois). Contactez le DPO de votre compte Qualifio pour connaître la durée précise de conservation des données dans votre compte.

Si vous êtes le ou la DPO de votre organisation, pour vérifier votre période de conservation, allez dans Paramètres > Boîte à outils RGPD > Suppression de données > Durée de conservation.

Quand les données sont-elles supprimées ?

Une règle nouvellement créée n'est pas immédiatement active. En effet, la suppression nocturne automatique des données est planifiée chaque 1 à 7 jours pour que les données soient supprimées entre minuit et 8h30 CET.

La modification des délais de conservation est-elle rétroactive ?

  • Les règles de conservation sont rétroactives lorsque vous réduisez votre délai de conservation : elles suppriment toutes les données antérieures à la nouvelle période de conservation, tant dans le passé que dans le futur.
  • Les règles de conservation ne sont pas rétroactives lorsque vous augmentez le délai de conservation : elles ne s'appliquent pas aux données que vous avez déjà supprimées. Il n'est pas possible de récupérer les données supprimées.

Vous avez besoin d'aide ?

Contactez le support Qualifio.

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