Qualifio utilise un concept de rôles, conçu pour donner aux Owners et aux Administrateurs la possibilité de contrôler ce que les autres utilisateurs peuvent ou ne peuvent pas faire. Dans cet article, nous allons voir chacun des rôles d'utilisateur de la plateforme.
Sommaire
- Quels sont les rôles ?
- Owner (Propriétaire) de l'organisation
- Qui a le droit de quoi dans un compte Qualifio ?
- Pour aller plus loin dans la gestion des utilisateurs
- Conseils
Quels sont les rôles ?
Un rôle d'utilisateur définit les autorisations permettant d'effectuer un groupe de tâches. Par conséquent, les rôles d'utilisateur sont très utiles pour contrôler l'accès aux différentes zones et fonctionnalités de la plateforme Qualifio.
Dans Qualifio, il existe un rôle au niveau de l'organisation et quatre rôles au niveau du compte, chacun avec un ensemble d'autorisations prédéfinies. Ces rôles sont les suivants :
- Owner (Propriétaire) de l'organisation
- Administrateur du compte
- Marketer
- Éditeur
- Utilisateur externe
Les rôles d'utilisateur n'ont pas tous les mêmes droits. Pour plus d'informations, consultez la documentation.
Owner (Propriétaire) de l'organisation
- Le Propriétaire est l'utilisateur qui possède une organisation dans Qualifio. Il a un accès administratif complet à cette dernière, c'est-à-dire qu'il peut en gérer tous les aspects. Ce rôle est généralement réservé au point de contact principal avec Qualifio.
- Le premier Propriétaire de votre organisation est configuré par votre Customer Success Manager selon vos besoins. Il y a donc toujours au moins un Propriétaire dans une organisation, mais il peut y en avoir plus qu'un seul.
- Ce rôle dispose de toutes les autorisations dans l'onglet Organisation. Un Propriétaire a donc des privilèges qui comprennent la gestion des utilisateurs, la modification de leurs rôles, ainsi que l'accès à certaines fonctionnalités, selon son propre rôle dans les différents comptes de l'organisation.
- Seul un Propriétaire peut :
- modifier les paramètres de l'organisation ;
- accéder à la liste de tous les utilisateurs au sein de l'organisation ;
- attribuer des autorisations de Propriétaire à d'autres utilisateurs de l'organisation.
Qui a le droit de quoi dans un compte Qualifio ?
L'Administrateur a le niveau d'accès au compte le plus élevé, tandis que l'Observateur en a le plus faible. Voyons plus en détail, ci-dessous, chaque rôle et ce qu'ils peuvent faire dans votre compte Qualifio.
Veuillez consulter la section Quels sont les différents rôles d'utilisateurs et quels droits ont-ils ? pour obtenir une liste détaillée des privilèges pour chacun des rôles d'utilisateur.
Administrateur
- Un utilisateur ayant le rôle d'Administrateur a accès à l'intégralité des fonctionnalités du compte. Ce rôle dispose de tous les privilèges au sein du compte.
- C'est un rôle idéal à accorder aux chefs d'équipe et aux utilisateurs experts qui doivent gérer la configuration du compte (par exemple, les sites/sous-domaines).
- L'Administrateur peut verrouiller/déverrouiller les paramètres des Master Forms, ajouter et supprimer d'autres utilisateurs, et même supprimer toutes vos données, ce qui en fait un rôle puissant dans Qualifio.
- À noter également qu'un compte pouvant avoir plusieurs Administrateurs, vous n'êtes pas obligé de gérer votre compte tout seul.
Marketer
- Un Marketer a accès à la plupart des fonctionnalités et peut créer, éditer, publier et supprimer des campagnes, parfois incluant celles d'autres utilisateurs.
- Ses privilèges surpassent la simple création et suppression de campagnes. Il peut également gérer la vérification d'adresses e-mail, les règlements de concours, les polices de caractère et même les templates de campagne. Un utilisateur disposant de privilèges de type Marketer peut également gérer les opt-ins et les variables.
- Ainsi, il a un accès complet aux campagnes, mais pas aux paramètres sensibles du compte.
Éditeur
- Quelqu'un qui peut créer et gérer des campagnes.
- Le rôle d'Éditeur a des capacités très limitées. Il peut créer des campagnes dans votre compte, mais il ne peut pas gérer les formulaires, les templates, les opt-ins ou les variables.
- Si un paramètre du Master Form est verrouillé, les éditeurs ne peuvent pas le modifier.
- Dans la barre de navigation, seuls les onglets Campagnes, Contenu, Multimédia et Confidentialité sont visibles.
Utilisateur externe
- Quelqu'un qui peut créer et gérer ses propres campagnes, mais pas les publier ni accéder aux statistiques. Il faudra qu'un autre utilisateur les publie à sa place.
- Voilà le rôle idéal si vous souhaitez offrir la possibilité à une personne de venir créer une campagne pour vous.
- Dans la barre de navigation, seuls les onglets Campagnes, Contenu, Multimédia et Design sont visibles.
Observateur (avancé)
- Certainement le rôle disposant de moins de droits dans un compte Qualifio, le rôle d'Observateur permet uniquement de lire les statistiques des campagnes et de modérer les soumissions, sans rien créer ou modifier.
- Dans la barre de navigation, seul l'onglet Campagnes est visible.
- Le rôle d'observateur est une fonctionnalité avancée qui peut être activée/désactivée globalement par les Administrateurs.
Notes :
- Il n'est pas possible de créer des rôles sur mesure.
- Un même utilisateur peut avoir plusieurs rôles dans différents comptes.
- Tout utilisateur peut modifier son profil et son mot de passe.
Nous voici arrivés au bout de ce petit tour d'horizon des différents types de rôles d'utilisateur dans Qualifio.
Pour aller plus loin dans la gestion des utilisateurs
Bien que chaque rôle comporte un certain nombre de tâches que chacun est autorisé à effectuer, de nouvelles permissions peuvent être ajoutées et supprimées pour certains rôles en fonction de vos besoins.
Pour cela, connectez-vous en tant qu'Administrateur et rendez-vous sur le menu Engage > Accès au compte > Gestion des droits. Il vous suffit ensuite de choisir quel droit ajouter ou restreindre : créer et modifier des formulaires, créer des pop-ups, accéder aux Global Stats et à la Boîte à outils RGPD, publier des campagnes, exporter des données, etc.
Conseils
Il est important de suivre certaines bonnes pratiques lors de l'attribution des rôles dans votre compte afin que la sécurité de ce dernier ne soit pas compromise :
- Sélectionnez des rôles adaptés : il est judicieux d'utiliser plusieurs rôles dans votre compte pour attribuer le rôle et les droits les plus appropriés à chaque utilisateur.
- Assurez-vous que les identifiants des utilisateurs soient sécurisés : chaque utilisateur peut se connecter à la platfeforme Qualifio avec une adresse e-mail et un mot de passe. Nous recommandons que chacun ait son propre compte et que les identifiants ne soient pas partagés avec d'autres personnes, c'est bien moins risqué.
- Pensez à verrouiller les paramètres des Master Forms : pour une collecte de données encore plus efficace, Qualifio permet de verrouiller les paramètres des Master Forms pour les protéger de toute modification. Ceci élimine les risques d'oubli ou d'erreur liée aux connexions de données.
- Limitez le nombre d'Owners et d'Administrateurs : lorsqu'on donne le rôle d'Owner ou d'Administrateur à un utilisateur, il est important de se rappeler qu'il aura la possibilité de supprimer des campagnes et des utilisateurs. Il est donc vivement recommandé de n'accorder ce rôle qu'à des personnes de confiance.