Exporter des données relatives aux participations

Tabata Vossen -

Sur cette page :

À propos de l'export de participations
L'export des participations à une campagne
L'export des participations à une ou plusieurs campagnes
La gestion des demandes d'export
Comprendre le format des données exportées
Les scénarios d'erreur courants
FAQ

À propos de l'export de participations

Découvrez comment exporter à tout moment les données des participations à vos campagnes Qualifio. Sauvegardez-les sur votre ordinateur pour réaliser des analyses plus poussées, pour partager le fichier avec votre équipe, ou encore pour les intégrer dans un logiciel interne.

L'export des participations à une campagne

Astuce : Pour plus d'informations sur l'export des données d'une campagne, veuillez consulter la page Exportez vos données.

L'export des participations à une ou plusieurs campagnes

Vous pouvez créer un export de participations provenant de différentes campagnes. Pour ce faire, allez dans la partie CRMExport de participations.

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Vous pouvez aussi suivre ce lien direct vers la page Export de participations.

Important : Si l'option est absente de votre compte, peut-être n'êtes-vous pas autorisé à exporter ces données. Seuls les administrateurs peuvent créer des exports de participations dans le CRM de Qualifio.

En arrivant sur la page, vous verrez un outil d'export avec des options avancées appelées "filtres". L'idée générale est que, sur base de filtres spécifiques, vous pouvez filtrer vos données et les combiner en utilisant les opérateurs logiques ET, OU et Exclure. Par exemple, Langue est "Français" OU "Néerlandais".

Regardez la vidéo de présentation :

Sélectionner vos campagnes

Pour commencer à sélectionner des campagnes sur base de critères spécifiques, cliquez sur Ajouter un filtre sous "Sélectionnez vos campagnes", puis choisissez une ou plusieurs options de filtre.

Comment filtrer ?

Les filtres suivants sont disponibles pour vous aider à sélectionner les campagnes dont vous souhaitez exporter les participations :

  • Site de la campagne : utilisez le filtre par site si vous souhaitez exporter les participations qui ont eu lieu sur un site spécifique.
  • Titre de la campagne : utilisez ce filtre pour exporter les participations uniquement à partir de campagnes spécifiques (sur base du nom de la campagne).
  • Langue de la campagne : le filtrage linguistique vous permet d'exporter les participations aux campagnes dans une ou plusieurs langues. Vous pouvez cibler autant de langues que vous le souhaitez.
  • Statut de la campagne : filtrez les participations en fonction de l'état actuel de la campagne dans Qualifio (ON ou OFF).

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Astuces : Sélectionnez Langue de la campagne est Toutes les langues si vous souhaitez exporter les participations de toutes les campagnes de votre compte. Sélectionnez l'opérateur logique Exclure pour exclure toutes les campagnes correspondant aux filtres.

Cliquez ensuite sur Continuer.

Filtrer vos données

Sous "Filtrer les données", les filtres vous permettent de vous concentrer sur des participations les plus utiles. Sélectionnez vos critères pour limiter le nombre de participations (lignes) à exporter.

📘 Remarque : L'opérateur "Exclure" ne récupère que les participations qui ne correspondent pas aux filtres sélectionnés.

Comment filtrer ?

Quatre critères sont pris en charge afin de déterminer les participations que vous souhaitez exporter :

  • Les opt-ins : exportez uniquement les participations pour lesquelles le participant a accepté de recevoir, par exemple, des e-mails marketing de votre part. Vous pouvez filtrer sur base d'un nom ou d'un ID d'opt-in, et sur le fait que le participant a accepté ou non.
  • La date de participation : exportez les données collectées à une date donnée. Utilisez "inférieure à" (avant) et "supérieure à" (après), ou "entre" pour indiquer une date de début et une date de fin.
  • Les variables de mapping : exportez uniquement les participations des participants ayant répondu à une question d'une manière spécifique.
🚧 Important : il n'est pas possible d'utiliser un filtre sur un champ auquel aucune variable de mapping n'est attribuée.
  • Les thématiques : le filtrage thématique vous permet d'exporter uniquement les participations des campagnes ayant une certaine thématique appliquée.

Cliquez sur Continuer pour voir les options de fichier, ou sur Sauvegarder ces filtres comme template pour plus tard.

Configurer les paramètres du fichier

Dans la section "Paramétrer le fichier", vous pouvez régler des paramètres supplémentaires :

  • Nom de l'export : Choisissez un nom (interne) pour votre export. Celui-ci sera repris dans les notifications. Il est recommandé d'utiliser un nom qui soit parlant, afin de pouvoir l'identifier facilement dans votre liste d'exports par la suite.
  • Template de mapping : Un template de mapping de données vous permet de choisir les informations que vous souhaitez voir figurer dans votre fichier, de sorte qu'elles soient reliées aux bons champs en dehors de Qualifio. Le template par défaut est "participation".
📘 Information : Pour obtenir un template de mapping supplémentaire dans votre compte, contactez Customer Success Manager ou le service client. Veuillez noter que la création d'un template personnalisé peut avoir un coût associé. Une fois créé, vous pouvez le réutiliser autant de fois que vous le souhaitez.
  • Nom du fichier : Entrez un nom pour le fichier généré par cet export. Insérez la date du jour à l'aide de l'icône Variable { }.
  • Exporter en : Sélectionnez le format de fichier souhaité (CSV ou XLSX). Ces formats de fichier peuvent être ouverts en tant que feuilles de calcul.

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Sélectionnez ce que vous voulez. Ensuite, cliquez sur le bouton Confirmer l'export.

Vous avez confirmé l'export et vous pouvez maintenant vous détendre. Nous vous enverrons un e-mail lorsqu'il sera prêt à être téléchargé.

🚧 Important : si vous ne spécifiez pas tous les paramètres ci-dessus, vous ne pourrez pas poursuivre la procédure. Le bouton de confirmation sera désactivé jusqu'à ce que tous les réglages soient complétés.

La gestion des demandes d'export

L'étape suivante consiste à télécharger les participations filtrées par vos soins et exportées. Vous recevrez un e-mail une fois l'export de vos données terminé. Ouvrez l'e-mail et cliquez sur Télécharger le fichier pour accéder à la page des Demandes d'export de votre compte. Vous pourrez alors télécharger vos données.

Les admins peuvent utiliser la partie Demandes d'export de l'espace CRM pour retrouver un historique des exports précédents.

Comprendre le format des données exportées

Vous avez téléchargé votre fichier ? Votre export comprend un fichier ZIP qui contient un fichier CSV ou XLSX.

La feuille de calcul comprend toutes les participations qui correspondent à vos critères. Chaque ligne de votre fichier correspond à une participation. Chaque colonne correspond à un élément de données tel qu'une question à laquelle le participant a répondu, une métadonnée (par exemple, la date de participation ou l'adresse IP), les champs du formulaire, le score, etc.

📘 Remarque : si vous regardez une question spécifique dans votre fichier, vous remarquerez que nous fournissons l'ID pour identifier de manière unique cette question. En effet, dans l'en-tête de colonne, vous verrez par exemple "123456/texte de la question". Ceci est utile si vous devez consolider les données et les mapper à votre système.

Les scénarios d'erreur courants

Il peut arriver qu'une erreur se produise et/ou le fichier ne se soit pas exporté correctement. Nous vous présentons ci-dessous les deux erreurs les plus courantes :

  • Avez-vous rencontré le message d'erreur "Aucune donnée trouvée" ? Cela se produit s'il n'y a pas de participation correspondant aux filtres que vous avez pu sélectionner. Il s'agit d'un indicateur que Qualifio ne dispose pas de données correspondant à vos critères après le 1er octobre 2021. Cliquez sur le bouton Résumé pour vérifier votre sélection de données.
  • En cas d'échec de l'export, vous verrez le message "Échec de l'export". Cette erreur est souvent dûe à une perte de connexion au serveur pendant la requête, à un dépassement de délai dû à des exports volumineux ou à la non-disponibilité de l'un de nos services. Si le problème persiste, contactez nos experts !

FAQ

Quel sont les formats de fichier pris en charge ?

Actuellement, les fichiers d'export peuvent être obtenus

  • au format de fichier "Comma-Separated Values" ou CSV pour les intimes ;
  • et au format Excel (XLSX).

Dans tous les cas, le fichier peut être ouvert dans Microsoft Excel et est téléchargé en format ZIP.

Qui peut exporter des participations ?

Tous les utilisateurs ne peuvent pas le faire. Seuls les Admins peuvent exporter des participations à partir du CRM. Les Marketers et les Éditeurs n'ont pas accès aux exports de participations.

Pour plus d'informations, consultez la rubrique Les différents types de rôles d'utilisateur dans Qualifio.

Quelles sont autres options d'export de données ?

En plus de l'export de participations, il existe de nombreuses options pour exporter vos données. Suivez ce lien pour tout savoir !

Quelles participations puis-je exporter ?

Lorsque nous avons lancé nos Exports de participations en octobre 2021, nous avons récupéré les données jusqu'au premier jour du mois. Vous pouvez donc exporter toutes les données de votre compte à partir du 1er octobre 2021.

La possibilité d'exporter ou non certaines participations dépend également de la stratégie de rétention que votre DPO (Boîte à outils RGPD). Cela signifie que si votre compte est configuré pour une rétention des données de deux mois, vous pourrez exporter les données des participations qui datent de deux mois au maximum. À ce titre, il est d'ailleurs important de noter qu'une fois que les participations sont supprimées, elles ne sont pas récupérables.

Les pièces jointes et les images peuvent-elles être exportées depuis le CRM ?

Les pièces jointes (telles que les photos d'un concours photo, par exemple) ne sont pas incluses dans les exports. Vous l'aurez compris, vous ne pouvez donc pas afficher les images dans Excel. Toutefois, vous recevez l'URL des pièces jointes lorsque vous exportez des participations.

Puis-je demander un export automatique pour créer une sauvegarde de mes données ?

Actuellement, l'automatisation des exports n'est pas disponible. Nous sommes d'accord sur le fait qu'avoir la possibilité d'automatiser les exports de données serait un excellent ajout à notre produit, alors n'hésitez pas à soumettre ce point en tant que demande de fonctionnalité.

Pourquoi l'export de mes données prend-t-il beaucoup de temps ?

La tâche d'export est généralement terminée en quelques minutes.

Toutefois, les exports de participations étant générés "à la demande", les données sont extraites directement de nos serveurs au moment où l'export est demandé. C'est la raison pour laquelle le délai peut varier légèrement en fonction du moment où le fichier est demandé.

L'export de grands ensembles de données peut également prendre un peu de temps.

Le processus d'export peut donc parfois prendre un certain temps, mais vous pouvez quitter la page et y revenir plus tard. Vous pouvez même lancer plusieurs exports en même temps, en lançant un export puis un autre immédiatement après.

Comment corriger un fichier CSV contenant des caractères spéciaux ?

Vous venez d'exporter un fichier CSV et il contient des caractères spéciaux non souhaités ? 😭

Il peut y avoir des problèmes avec les caractères spéciaux lors de l'export de fichiers CSV dans Excel. Pour corriger cela, rappelez-vous que votre fichier CSV doit être encodé en UTF-8.

Pendant combien de temps puis-je télécharger mes fichiers d'export ?

Pour des raisons de sécurité, vos données seront disponibles pendant 5 jours pour les télécharger. Par exemple, si votre export a été demandé le 1er janvier à 18h00, le fichier sera disponible au téléchargement jusqu'au 6 janvier à 18h00. Après cette date, vous devrez demander un nouvel export.